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仕事が遅い人はどうすればいい?意外な共通点5つと悩まなくなる対処法を紹介

仕事が遅い人の対処法

「仕事が遅いんだけどどうしたらいいのかな…。対処法があれば知りたい。」

そんな悩みにお答えします。

当記事を読めば『仕事が遅い人の特徴・共通点と対処法』がわかります

 

複数の仕事を同時に行う『パラレルワーク』で生計を立てているRyotaです。

お悩みマン
仕事の遅い人って能力不足なんです?
能力不足というより段取りが悪いんですよ。
Ryota

例えば『マルチタスク』『すべきことがわかっていない』という状態ですね。

様々な仕事を経験している私が『仕事が遅い人の特徴と共通点』をお話ししていきます。

すぐに試せる対処法・便利ツールも紹介していきますね。どうぞご覧ください。

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1.仕事が遅い人の特徴と意外な共通点

仕事が遅い人の共通点

仕事が遅い人の共通点

以下の5つです。

  1. マルチタスクで進めようとする
  2. 集中力が続かない
  3. 何でも引き受けてしまう
  4. 優先順位を決めない
  5. 時間を作れない

効率が悪い・自分の作業を進める時間が取れないの2つです。

お悩みマン
効率はわかるんですが、作業時間もポイントなんです?
例えば雑用を全部引き受けてたら自分の作業が進められませんよね。
Ryota

逆に仕事が速い人って『段取りが上手』なんです。幹事ができる人は仕事が速いと言われますね。

それぞれ掘り下げてお話ししていきます。

① マルチタスクで進めようとする

マルチタスクができる人は少ない

マルチタスクができる人は少ない

いくつかの作業を同時にする人は仕事が遅いです。

マルチタスクの例

  • 事務作業の途中で商品を出す
  • スマホで返信をしながらデスクワーク
  • ノルマのある仕事を重複させる

どちらかの仕事がおろそかになりやすいんですよね。

ミスが増えるのはもちろん、仕事の進行状況まで忘れてしまいます。それぞれ100%力を発揮できません。

② 集中力が続かない

集中すれば30分で終わることをボーっとして1時間かけてしまいます。

お悩みマン
あ、これ当てはまるかもしれません…。
集中力の続かない原因の1つが疲労ですね。
Ryota

仕事の疲れではなく、生活管理の不徹底で集中力が落ちます。

集中力が続かない人の生活習慣

  • 深酒、二日酔い
  • 夜更かし
  • 朝食を食べない

散らかっているデスクもダメ。視覚の情報量が増えて集中力が落ちます。

③ 何でも引き受けてしまう

何でも引き受ける人は仕事が遅い

何でも引き受ける人は仕事が遅い

仕事量のコントロールができない人は仕事が遅いです。

仕事量のコントロール不足の人

  • 焦って作業をする
  • ミスが増える
  • 気持ち的にイライラする(不平等さ)
  • 苦手な作業をしないといけない

当然ですが、得意な仕事の方が仕事の効率はいいですよね。

仕事は苦手を克服するより得意を伸ばすべき。団体競技だからです。

お悩みマン
そっか…。苦手なことばかりで作業量が落ちれば評価も悪くなりますね。
そういうことです。仕事は上手に断りましょう。
Ryota

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④ 優先順位を決めない

どの仕事からするか考えないと効率が落ちます。

仕事には類似性のある内容があります。

連絡事項が多いのなら、まとめて電話・返信した方が効率的ですよね。

急ぎの仕事があるなら真っ先に終わらせると『精神的に楽』です。

脳で考える限界があります。余裕があれば色々考えられますが、余裕がなければ別の仕事に手が回りません。

優先順位を考えるコツ

  • 急ぎのこと、嫌な仕事から終わらせる
  • 1日の最初は疲労がない。大変な仕事をするべき
  • 1日の後半は考えなくてもできる作業をする

⑤ 時間を作れない

時間がなければ仕事はできない

時間がなければ仕事はできない

まとめて仕事をする時間がありません。

1時間ずっと作業するのと、20分を3回に分けて仕事をするって違います。

準備時間、作業終了時間が入ってきます。無駄な作業ですよね。

途中で仕事を依頼されるのも『マルチタスク化』につながります。

時間を作れない原因は3つ。

  1. 仕事を断れない
  2. ツールに投資をしていない
  3. 移動や準備に時間をかけている

例えば『SSDのハイペップパソコン』にすれば30秒でパソコンが立ち上がります。

パソコンの起動に5分かかっている人と比べれば4分30秒の差。大きいですよね。

『仕事を断る人』と思われるのも大事です。

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2.仕事が遅い人の性格・考え方について

仕事が遅い人は作業をしない

仕事が遅い人は作業をしない

以下の3つです。

  1. 嫌なことを後回しにする
  2. 途中で他の仕事をしたくなる
  3. 自分で決めごとができない

夏休みの宿題を最初にする人・最後にする人でわかれましたよね。

最後に慌ててやる人は仕事が遅い性格の人です。

① 嫌なことを後回しにする

ストレスで他の仕事の作業効率まで落ちます

お悩みマン
えっと…。いつも頭のどこかで考えちゃうってことです?
そうです。頭の中でマルチタスク化しちゃうんですよ。
Ryota

その仕事をしてないのに、考えちゃう状態ですね。

例えば面接。前日ってソワソワして何もできない状態になりますよね。頭の中が面接だけになっている状態です。

これと同じことが起きてます…。

後回しにすることで『時間制限が短くなるデメリット』もありますね。焦るのでミスが増えます。

② 途中で他の仕事をしたくなる

飽き性は仕事が遅い

飽き性は仕事が遅い

飽き性は仕事が遅いです。

既にお話しした『集中力のなさ』『マルチタスク化』につながるんですよね。

お悩みマン
でも、性格的な問題だからどうしようもないですよね?
環境でも変わってくるんですよ。
Ryota

他の仕事がしたくなる環境

  • 雑音が多くてイライラする
  • 手元に情報源が多い
  • 別の作業がすぐにできる状態

例えばスマホを開きながらの作業ですよね。途中でスマホを見たくなっちゃいます。

勉強しながらスマホゲームができないのと同じです。

③ 自分で決めごとができない

決断できないと、決断するまでの時間が無駄になります。

優先順位を作るのも一緒。何からすべきか判断できなければ仕事になりません。

決めごとができない理由

  • 自分で責任が取れない
  • スキル不足
  • 相談不足

日頃から自分で物事を考えることが大切です。

生活面でもわかりますよね。

家事をどれから進めたら時短になるか…考えている人と考えてない人では効率が変わります。

3.仕事が速くなるための対処法4つ

仕事が速くなるには効率と仕事量がポイント

仕事が速くなるには効率と仕事量がポイント

以下の4つです。

  1. 最初に考える時間を作る
  2. 1番面倒な仕事から終わらせる
  3. 仕事を断ることを覚える
  4. シングルタスクにする

仕事の時間を確保するのは大切。後は効率ですよね。

効率が悪ければ10時間作業しても成果は出ません…。そのために『考える時間』『仕組み化』が必要です。

お悩みマン
確かに…仕事の段取りなんて考えてなかったです…。
慣れてこれば作業しつつでも判断できるようになります。
Ryota

慣れるまでは準備時間を作ることですね。

① 最初に考える時間を作る

以下のことを行います。

考える時間ですること

  • 優先順位の判断
  • 何をすべきかのリスト化(今日のノルマを作る)
  • 人にお願いできないか、外注できないかを検討
  • 各作業が速く終わるための準備をする

例えば営業で3つの場所を回るとしましょう。

『先に住所をナビに入れる』『渋滞しない道を調べる』『1社に使える時間を決める』

これだけでも仕事が速くなりますよね。

② 1番面倒な仕事から終わらせる

時間のかかる仕事を先に終わらせる

時間のかかる仕事を先に終わらせる

人が関係する仕事・苦手な仕事です。

お悩みマン
ストレスになりますもんね…。
そうなんです。精神的疲労と、頭のどこかで考えちゃうんで作業効率が落ちます。
Ryota

面倒な仕事の例

  • 先輩や上司が関係すること(報告など)
  • 苦手なこと(クレーム処理、知らない人への電話)
  • 2時間以上費やすこと

特に上司や先輩への報告です。後回しにすると叱られる可能性も出てきます。

機械的に1日の最初に終わらせるようにしましょう。優先順位の1番にします。

③ 仕事を断ることを覚える

仕事が遅いのに別の仕事を引き受けたら毎日残業になります。

自分の能力を知り、限界を判断しましょう。

仕事量の限界判断ポイント

  • 残業になっている
  • 前に比べてミスが増えた
  • 休憩できないほど忙しい

ミスが増えるのは会社にとっても損失です。上司に相談して仕事量を減らしましょう。

既にお話ししたように『仕事を断る方法を知る』『仕事を断るブランディング』も大切です。

④ シングルタスクにする

1つずつ仕事を終わらせる

1つずつ仕事を終わらせる

1つの仕事が終わるまで他の仕事をしません。

  • 返信作業をする → 外出も休憩もしない
  • 倉庫を整頓する → デスクワークは後にする
  • 営業で話をしている → 電話に出ない

これも家事で例えればわかりやすいですね。

洗濯物を干しつつ掃除はできません。1つの家事を終わらせてから次の家事をします。これと同じ。

最後に無料で簡単に使える便利アプリ・ツールをお話しします。

4.仕事が遅い人に使って欲しいアプリ・ツール

マインドマップとToDoリストを使います。

どちらも『メモ帳の進化版』。仕事の段取りをするのにメモは必須です。

① Xmind『マインドマップ』

音楽企画のマインドマップ例

音楽企画のマインドマップ例

マインドマップが作れる無料ツールです。

Xmind

メモを枝分かれさせることが可能。考えの整理に役立つんです。

お悩みマン
どう使うといいんです?
やるべきことをまとめつつ、優先順位を作りましょう。
Ryota
Xmindで作業中

Xmindで作業中

タスクの優先順位、進歩までアイコンで作ることができます。

これを見つつ、仕事を進めていきましょう。

② Todoist『何をすべきか整理』

Todolistのウェブサイト

Todolistのウェブサイト

何をするのか。何が終わったのかを管理するToDoリストを作ります。

Todolist

アプリを使わなくても大丈夫。

メモ帳に書いてもいいし、ポストイットで管理もできます。

お悩みマン
何をすべきかがメモされていればいいってことですね。
そういうことです。仕事が複雑化してきたら使いましょう。
Ryota

ToDoリストはデジタル派・アナログ派にわかれます。手帳で管理もわかりやすいですよ。

手書きは頭で覚えやすいメリットがあります。

スマホの利用時間を管理するのも大切

作業効率をもっとも落とすのが『スマホでの別作業』です。

  • ツイッターの確認
  • インスタの確認
  • LINEの返信

それが仕事ならいいんですが、そうじゃなければ時間を使うだけ。

スマホを使う時間を決めるのが大切です。

特に休憩時間が定められていない職場では注意しましょう。時間管理のアプリを使うといいですよ。

Focus-to-do

まとめ:仕事が遅い人は優先順位を決めましょう

仕事が遅い人の意外な特徴・共通点はこちらです。

  1. マルチタスクで進めようとする
  2. 集中力が続かない
  3. 何でも引き受けてしまう
  4. 優先順位を決めない
  5. 時間を作れない

色んなことを同時進行できるのは天才だけ。

仕事を断ったり、人に助けてもらうことも覚えます。後はシングルタスクで作業することですね。

嫌なことから先に終わらせるだけでも仕事が速くなりますよ。

 

以上、『仕事が遅い人はどうすればいい?意外な共通点3つと悩まなくなる対処法を紹介』という記事でした。

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Ryota@パラレルワーカー

メディア運営・作曲家・各種アドバイザー・講師のパラレルキャリア。東京サウンドプロダクション所属。 カメラマン・製薬工場など複数の仕事を経験した後、個人事業中心の働き方に切り替え。 HSPで刺激に弱い悩みを持ち、低ストレスで働き生計を立てることを追求。日本の働き方に疲れている方向けに『これからの働き方』について発信し続けている。 ■詳しいプロフィールはこちら

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