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その手があったか!仕事を効率化させる12の施策/いつもの1.5倍作業をするコツとは

仕事を効率化させる施策

「仕事ってどうやって効率化すればいいんだろう?ポイントを教えて欲しい。」

そんな疑問にお答えします。

当記事を読めば仕事の効率化方法がわかります

 

13年間、複数の仕事に同時に携わっているRyotaです。

1日で最大動画2本撮影・1本加工・10,000文字分の記事執筆・40枚の画像作成ができます。

お悩みマン
…2人分くらいの作業量ですね。
10時間あればできます。もちろんカラクリはあるんですよ。
Ryota

当記事は、

  • 仕事が遅いと悩んでいるあなたへ
  • 簡単にできる仕事の効率化方法
  • 少ない時間で最大の仕事量をするポイント

をお話しします。

当記事の内容を実践すれば仕事が速くなりますよ。

どうぞお役立てください。

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1.スマホを非通知にする

スマホの通知は仕事モードを終わらせちゃうよ

スマホの通知は仕事モードを終わらせちゃうよ

  • スマホを気にするだけで集中力が乱される
  • 途中で作業が中断される
  • 何となくスマホを意識してしまう

特にSNSとLINEですね。

ツイッターの連絡が来るたびに作業を止めていませんか?

お悩みマン
うっ!やっちゃってるかも…。
作業への集中力をまた高めないとだめですよね。
Ryota

例えば少年時代のテレビゲーム。

集中し過ぎて、晩ご飯に呼ばれても行きませんでしたよね。

あれが集中力の高い状態なんです。

  • 人の頭は簡単に切り替えられない
  • 意識は一瞬で別のことに向いてしまう
  • スマホはプライベートとビジネスがごっちゃになった道具

作業中にプライベートの話が来る可能性もありますよね。

仕事モードからリラックスモードに考えが切り替わります。

それなら、一定時間スマホを非通知にして作業すべきです。

ポイント

私はスマホは常に非通知。

ほぼスマホを使わない生き方をしているので、意識が向かいません。

結果的に仕事の速度が上がってます。

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2.マルチタスクをやめる

同時進行で複数の仕事はやめよう

同時進行で複数の仕事はやめよう

  • コロコロと別の仕事に手を出さない
  • 作業が終わってから次の仕事に進む
  • 一定時間で別の仕事に切り替える

効率が悪いんですよね。

ご飯を作っている最中に洗濯を干しに行く…。

家事が終わりませんね。これと一緒です。

お悩みマン
移動時間も無駄だし、作業内容も全く別物…。
そうそう。小さい無駄が積み重なるんです。
Ryota

あと、人の頭の中って簡単に切り替えられません。30代以降は特に厳しいです。

  • メディア運営作業の途中で作曲作業をする
  • ソフト立ち上げの時間も無駄
  • 記事を書くのと、ピアノを弾くのは頭を使う部分が違い過ぎる

いきなり水泳すると身体がついていきませんよね。

それと一緒で、頭や身体を切り替える準備時間がいるってことです。

最初からマルチタスクで作業ができるのは天才だけ。私たち凡人は避けましょう。

ポイント

1時間単位で切り替えるのはありです。

同じことをずっと続けてると集中力が持ちません。

集中力が切れた状態で仕事をするなら、別に切り替えた方が効率が上がります。

3.作業の順番を1日の最初に決める

仕事が終わった後の達成感を味わう時間をなくそう

仕事が終わった後の達成感を味わう時間をなくそう

  • 今の仕事が終わる直前で次の仕事を想像できる
  • ボーっと達成感を味わう時間がなくなる
  • 『次何しよう…』という考えがなくなる

仕事が終わった後って一息入れますよね。

まぁ、プチ休憩。コーヒーを飲むくらいはいいですよ。

その時間が、

1時間…2時間と伸びていく

のならダメ。

お悩みマン
ああ…会社はともかく、副業とかだとやっちゃいます。
それって仕事が終わったと思ってるからですね。
Ryota

1日の最初に今日の計画を考えます。

そしたら、その作業量が終わるまで仕事が終わりじゃないんですよ。

ポイント

メモでもいいし、頭の中でざっくり決めるだけでもいいです。

どれだけの作業量をノルマにするかを決めようってお話。

私の場合は、

記事2本・動画関係1つ・インスタ20記事以上作成

は最低限のノルマにしています。(他の予定がない場合)

4.重要な仕事・面倒な仕事を最初にする

1日で1番効率のいい時間を見つけよう

1日で1番効率のいい時間を見つけよう

朝って疲れがありませんよね。

  • 集中力がある
  • 頭がしっかり働く
  • 仕事をやろう!という気分になる

なので、1日の最初に優先順位の高い仕事を済ませましょう。

優先順位の高い仕事とは、

  • 収益性の高いもの
  • 嫌なもの、面倒なもの
  • 期限が迫っているもの

です。

特に『嫌なもの、面倒なもの』を優先しましょう。

お悩みマン
どうしてなんです?
頭のどこかでモヤモヤしちゃうんです。
Ryota

嫌なことがあると集中力も乱れますよね。

面倒な仕事は常に『ゼロ』を目指しましょう。

5.仕事内容をテンプレート化する

時短できる形を作ろう

時短できる形を作ろう

  • メールの返信
  • 社内文書
  • デザイン、執筆作業

色んなものがテンプレート化できますよね。

テンプレ化すれば1から作業をする必要がありません。時短になります。

お悩みマン
この記事の画像も形は決まってますね。
そうです。テンプレ化してます。サクサク作れますよね。
Ryota

電話応対も最初のあいさつ文は決まってるじゃないですか。

自分の仕事を

使いまわしできないか

考えてみましょう。

ポイント

私の場合は動画・記事・デザイン全てに決まった形を使ってます。

SNSの運用も一緒ですね。

ライブなど一発勝負の部分だけテンプレ化せずに望んでます。

だから1日の作業量が豊富にできるんですよ。

※テンプレも定期的に見直してはいます。

6.ツールを使いこなす

あなたに向いているツールを探そう

あなたに向いているツールを探そう

ソフト・ハード…何でも構いません。

自分にあったツールを揃えて使いこなさないとダメだよってことです。

お悩みマン
無料・有料は関係なく?
はい。さらに言えばデジタル・アナログも関係ないです。
Ryota

私はスマホが向いてません。

アナログ的…手帳やメモ帳を今でも愛用してます。

ツールを揃えて『できる気』になってる人が多いんですね。

ポイント

私はデザインツール『Canva』を愛用しています。

記事執筆も含めれば1日50以上の画像を作成してるんですね。

ツールを使いこなす・使い潰すってこういうことです。

高いソフトを買っても使いこなせなければ無駄。

動画作成ソフトも10,000円前後で使いやすいのが出ていますよ。

あなたにあったツールを探すことが大切です。

7.作業内容の違う仕事を交互にこなす

頭の違う部分を使う仕事を取り入れよう

頭の違う部分を使う仕事を取り入れよう

記事を書く仕事の次に動画撮影をする。こんなイメージです。

お悩みマン
マルチタスクになっちゃいません?
ちゃんと1つの仕事は終わらせますよ。その後の話です。
Ryota

同じことを繰り返していると

飽きる

んです。

飽きって集中力がなくなる原因。

クオリティも下がるしミスも増えちゃうんですね。

頭の違う部分を使う作業にしてしまえば、また集中力が戻ってきます。

私のルーティーン

  1. SNSを投稿する
  2. SNSの返信をする
  3. 記事を書く・またはリライトする
  4. SNS用画像を作成する(20枚以上)
  5. 動画を撮影する(またはインスタライブ)
  6. 記事を書く
  7. 動画を加工する
  8. SNSを投稿する
  9. 新しいサービス用の作業をする

このように、段階で分けています。

※生活時間との兼ね合いもあります。

ご飯の時間がかぶってきそうなら、長い作業はできませんよね。

8.作業開始までの時間を短縮する

思い立ったら作業できるようにしよう

思い立ったら作業できるようにしよう

  • 仕事道具を出しておく
  • パソコンは高性能にする
  • 仕事前に他ごとをしない

仕事って、

やろうと思った時に開始がベスト

なんですね。

仕事を始めるスイッチを押すのが大変だからです。

お悩みマン
確かに…。本業はともかく、副業だとやる気がしないです…。
5分やっちゃえば集中力が出てきます。スタートの敷居を下げましょう。
Ryota

だから準備を早く終わらせるんですね。

  • パソコンはSSD。10秒で立ち上がる
  • 仕事道具は準備してある状態
  • 今日の段取りは昨日の最後にメモしておく

特にパソコンの立ち上がり速度です。

起動に5分かかると、その5分で別のことをしちゃいます。

仕事以外に集中するので仕事が手につかなくなるんですよ。

悪い事言いませんから、高性能のパソコンにしましょう。

9.返信しない・反応しない方法を考える

返信しない・連絡しない内容を決めよう

返信しない・連絡しない内容を決めよう

返信作業って時間がかかります。

1つ1つ丁寧に返信する『メリットがあるかどうか』考えましょう。

お悩みマン
メリットです?返信しない内容とかあるんですか?
中身のない営業メールや『教えてメール』は返信しませんね。
Ryota

当ブログの場合、お問い合わせフォームで

返信しないことがあります

と明記してあります。

法人ならともかく、個人的な内容だったら返信するしないを選択できますね。

仕事でも一方的な営業メールあるじゃないですか。

返信を考えることすら無駄です。

10.自分にとって最適な方法を見つける

何をして、何をしないか決めよう

何をして、何をしないか決めよう

どうやって仕事を進めたら効率が良くなるか。

あなたの得意なことを考えて実践しようねってことです。

お悩みマン
ツールの取捨選択とかです?
それも含めてですね。電話が苦手なら電話を使わない仕組みにするべきじゃないですか。
Ryota

部下や後輩と電話でやり取りすると時間がかかります。

  • Chatworkを使う
  • LINEでの報告をOKにする

方法はたくさんありますよね。

今までの方法が正しいと思わないことなんですよ。

ポイント

私は個人の仕事で外注をほぼ使いません。

自分で作業してきたからスキルが上がり作業速度も向上したんですね。

逆に外注を使った方が効率のいい人もいます。

どちらを選ぶかはあなた次第ですよ。

11.手の届く範囲に勉強用・調査用道具を置く

使いたいものは近くに置こう

使いたいものは近くに置こう

  • 参考書
  • 資料
  • 名刺

全部のことを知識にするなんて無理じゃないですか。

必要な時に本を読んで、それを仕事に活かせばいいんです。

仕事道具は使える状態にしましょう。

お悩みマン
確かに本棚に片づけとくのも面倒…。
定番の書籍はデスク上の本棚に置くといいですよ。
Ryota

筆記用具、目薬、ブルーライト眼鏡など。

道具が揃っていれば即仕事が始められます。

手の届く場所に調理道具があるとご飯が作りやすいのと一緒ですね。

12.人の目がある場所で作業する

コワーキングスペースを活用しよう

コワーキングスペースを活用しよう

人目があるとサボれないんですよね。

1人だとサボっちゃう。他ごとをしちゃう人にピッタリです。

例えば、

  • SNSを見ちゃう
  • YouTubeを開いちゃう
  • スマホゲームをしちゃう

というあなた。

その瞬間、シングルタスクからマルチタスク化するんです。

頭が仕事からプライベートのモードにも変わっちゃうんですよ。

お悩みマン
うわーわかります。仕事に戻れなくなります…。
だったら人目がある場所で作業すべきです。
Ryota

人目があるとSNSやYouTubeを気軽に開けないですよね。

カフェもいいですが、コワーキングスペースの方がいいですよ。

カフェならプライベートで楽しむ人も多くなっちゃいますから。

まとめ:集中力を持続させましょう

仕事の効率ってほぼ『集中力』の問題なんですね。

便利なツールを買ったから効率アップ!

それは、仕事をどんどん進められる人のお話

集中力のない人がツールを買っても効率は上がりません。

 

まずは仕事の順番を変えることからスタートしましょう。

面倒な仕事を先に終わらすだけで仕事の効率は上がります。

今日の夜から『翌日の仕事の段取り』を考えて仕事に取り組みましょう。

 

以上、『その手があったか!仕事を効率化させる12の施策/いつもの1.5倍作業をするコツとは』という記事でした。

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Ryota@パラレルワーカー

Ryota@パラレルワーカー

メディア運営・作曲家・各種アドバイザー・講師のパラレルキャリア。東京サウンドプロダクション所属。 カメラマン・製薬工場など複数の仕事を経験した後、個人事業中心の働き方に切り替え。 HSPで刺激に弱い悩みを持ち、低ストレスで働き生計を立てることを追求。日本の働き方に疲れている方向けに『これからの働き方』について発信し続けている。 ■詳しいプロフィールはこちら

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